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Envoyer et répondre à un e-mail

Introduction

Comment écrire et répondre par e-mail ? Internet et e-mail n'évitent pas un minimum de formes et d'éducation. Vous voulez que l'on vous lise avec attention et que l'on prenne en considération votre mail : respectez un minimum de bonnes manières.

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Comment écrire et répondre par e-mail ? Internet et e-mail n'évitent pas un minimum de formes et d'éducation. Vous voulez que l'on vous lise avec attention et que l'on prenne en considération votre mail : respectez un minimum de bonnes manières....

Envoyer un e-mail

comment écrire et répondre à un e-mail

Choisir une adresse e-mail

N’importe quelle adresse e-mail amusante ou en rapport avec votre physique peut être utilisée, mais pas avec n’importe qui !

Mais s’il s’agit d’un courrier professionnel, oubliez !  Réservez  à vos intimes : « belled1jour@orange.fr , croco-deal@tele2.fr ou   « tonobjet2désir@noos.fr »   

 

L’objet de l'e-mail

Facilitez le travail de votre destinataire en indiquant l’objet du courrier. Après y avoir répondu, rapidement il pourra classer dans un dossier approprié ce message.

A place de l’objet, évitez d’indiquer votre nom à la place de l'objet de l'e-mail.

Il apparaît suffisamment dans l’adresse et dans le texte.

Le texte de l'e-mail

La politesse la plus élémentaire commande de débuter votre mail en écrivant « Bonjour », même si vous ne connaissez pas la personne à qui vous vous adressez.

Surtout, si dans votre e-mail vous demandez  que l'on vous réponde, n'oubliez pas non plus de remercier par avance votre destinataire. 

Le choix de la police

Choisissez une police classique, facile à lire.

Evitez d’écrire en majuscule, en rouge, en gras ou en souligné !

Dans le langage du Net, la personne à qui vous vous adressez pourrait imaginer que vous chercher à hurler sur elle ou à l’injurier.

Si vous recevez un e-mail au texte mal orthographié, évitez dans votre réponse d'en faire la remarque. Sur Internet,  les réflexions concernant l'orthographe sont mal venues, et l'indulgence est de rigeur en ce qui  concerne les e-mails.

Tout de même,faites un effort en écrivant vos e-mail, relisez-vous afin d’éviter un trop grand nombre de fautes.

Attention

Un e-mail n’est pas un texto ! 

Donc oubliez les abréviations et le langage phonétique

Bjr c'est quand même un peu rapide !

Ecrire "bonjour" :  cela ne va pas vous prendre tellement plus de temps !

Un e-mail n’est pas une lettre

Le courrier sur Internet n'est pas sûr. Vous ne serez peut-être pas le seul  à le lire. Donc, n’envoyez ou ne stockez  aucune information qui soit confidentielle, et surveillez ce que vous dites dans vos e-mails à propos d’autres personnes. La Loi s'applique aussi sur Internet.



Répondre à un e-mail

Consultez régulièrement votre boîte de messagerie et répondez au plus vite à vos e-mail.

Créez des dossiers, classez régulièrement tous vos messages importants dans ces dossiers au nom de l’expéditeur ou de la Société qu’il représente.

Régulièrement, supprimez ceux qui sont inutiles.

Si la mise en page de votre mail, surtout en ce qui concerne la coupure des lignes, est essentielle pour vous, envoyez-le-vous préalablement pour vérification car il risque de ne pas avoir la même présentation que lors de son écriture.

Ne tapez pas de retour-chariot manuellement quand le curseur arrive en fin de ligne.

Peu d'e-mails se perdent sur Internet, mais si votre mail est important, il est recommandé d’utiliser la fonction d'accusé de réception tout en sachant que son bon fonctionnement dépend de votre logiciel.

Certains logiciels n'honorent pas les demandes d'accusés de réception.

Avant d'envoyer votre e-mail vérifiez que vous vous adressez bien à la personne concernée et que l'e-mail auquel vous allez répondre, vous est bien destiné.

 

Retourner un e-mail

Il est permis, même recommandé, d’utiliser le mail d’un correspondant pour répondre, point par point, à une question posée.

Mais rien n’est plus grossier que d’écrire sur un ancien mail d’un correspondant, ne portant pas sur le même sujet, dans le but de s’éviter la recherche de son adresse.

Mettez à jour votre carnet d’adresse attaché à votre messagerie.

Ou effacez son texte : c’est la moindre des politesses. Personne n’aime à avoir à se relire !

 

L'e-mail et les pièces attachées

Joindre un dossier

Tout type de fichier peut-être envoyé par courrier électronique : photos, vidéos ou documents.

Le problème se pose quand le poids de ces fichiers excède 5 Mo.

Certains systèmes anti-spam bloquent les messages qui dépassent un certain poids, aussi la taille des boîtes aux lettres de votre destinataire peut être limitée (certaines à 2 Mo).

La solution est alors d’envoyer le document fractionné en 2 ou 3 ou de le compresser.

 

Joindre des photos à l'e-mail

Les photos sont longues à télécharger. Si vous en envoyez, redimensionnez-les (500 pixels de large suffisent) ou compressez-les.

Des erreurs à ne pas commettre

Tout le monde n’a pas le même sens de l’humour que vous !

Tout le monde n’apprécie pas de voir s’étaler des femmes ou des hommes nus sur son écran !

Donc ne saturez pas la boite de messagerie de tout votre carnet d’adresse de multiples vidéos, plaisanteries ou photos !

Sélectionnez vos envois et réservez-les à vos proches.

Refusez de faire suivre les e-mails qui prédisent tout le malheur du monde à la personne qui romprait la chaîne.

Ne livrez pas les adresses e-mail de vos amis et connaissances à n’importe qui !

Protégez l'anonymat des personnes à qui vous écrivez en nombre en inscrivant leurs adresses dans l’option Cci, ainsi chaque destinataire ne pourra pas accéder aux adresses des autres.

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Commentaires

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loupgarou
Le 07/09/2011
a savoir d avantage
Dominique
Le 22/08/2010
Bonjour Claudine, tout d\\\'abord merci pour ce site riche en conseils, bravo aussi pour votre mise au point concernant certaines incivilités, c\\\'est le nouveau monde!!
Richard
Le 13/08/2010
Article : http://www.toutpratique.com/edito.php?edito=46 . Bonjour Claudine, On vient de me transmettre, a l\\\'instant, le lien qui mene a votre site et j\\\'ai decouvert votre \\\"coup de gueule\\\". Oui, vous avez mille fois raison quant a exiger un minimum de politesse. Mes parents et les votres nous ont enseigne le savoir-vivre et je continue de croire que tenir la porte ouverte a celle ou celui qui me suit (par exemple) montre tres bien le niveau d\\\'education. Je mets votre lien de cote aukazou. Bonne journee a vous et bon week-end, Richard PS : Desole d\\\'ecrire sans accent mais mon clavier QWERTY en est depourvu.
Koum
Le 12/08/2010
je n\\\'ai pas de question à vous poser. Je souhaitais vous remercier pour l\\\'article sur le feng shui dans la chambre, et vous dire que je vous trouve jolie.
Marie
Le 11/08/2010
Article : http://www.toutpratique.com/edito.php?edito=46 . Commentaire : bonjour très chére claudine je viens de lire que vous ne répondrez aux emails qui sont agréable à lire et je peux vous dire que je suis tout à fait d\\\'accord avec vous j\\\'ai lu les exemples d\\\'émail que vous avez reçu et je peux vous dire que j\\\'ai été choquer comment les gens écrivent il y a tout de meme un minimum de politesse dans quel monde vivons nous vous qui est êtes si gentille si dévouée pour repondre le plus rapidement je ne comprends pas les gens qui écrivent méchament moi je vous respecte et je vous respectez toujours car une personne comme vous si gentille et si devouez ça ne cours pas à tout les coin de rues je vous souhaites de passer un agréable week-eend en famille je vous embrasses très très fort marie Marie
Catherine
Le 11/08/2010
Article : http://www.toutpratique.com/edito.php?edito=46 . bonjour, je viens sur ce site pour la premiere fois et je trouve que vous avez tout à fait raison merci pour tout ces articles très intéressant bonne continuation . Catherine
Chantal
Le 11/08/2010
Article : http://www.toutpratique.com/edito.php?edito=46 .Je viens de lire votre édito en forme de leçon de politesse. Et je dois dire qu\\\'il m\\\'a profondément choquée. Pas sur les arguments que vous avancez bien sûr, mais je souhaiterais, à la suite de l\\\'expérience que je viens de vivre, vous poser une question: pensez-vous que la manière dont est présentée la possibilité de \\\"poser une question\\\" soit celle qui engage à un mail en bonne et due forme ? Lorsque vous dites: \\\"posez votre question\\\", comment comprendre que vous souhaitez autre chose que la question à l\\\'état pur, rédigée correctement, il va sans dire (!), et je pense que ma question l\\\'était ? Je pense que de proposer aux internautes de vous \\\"contacter\\\" pour présenter un problème qui n\\\'aurait pas trouvé sa solution sur votre site aurait été la juste communication pour appeler à la convivialité que vous défendez, et que je comprends tout à fait. Nous nous trouvons sur un site internet, et l\\\'inconscient collectif nous fait penser qu\\\'à tout moment les informations qui circulent sur le net gagnent à être concises, précises et réduites à leur plus simple expression en vue de leur traitement. Je prends le temps précieux de vous répondre, car ma question ne reflétait en rien les exemples d\\\'impolitesse que vous donnez, si ce n\\\'est qu\\\'elle se limitait à ses termes propres. Mais puisque vous nous dites que les questions sont traitées par vous et de manière personnalisée et humaine, je me permettrai donc de vous reposer la question pour laquelle je vous contacte, en expliquant la situation de l\\\'accident qui m\\\'y amène. Mon jeune chien de 8 mois a subtilisé un marqueur indélébile de couleur bleue, l\\\'a crevé en le mâchant et répandu cette encre sur mon parquet vitrifié synthétique. J\\\'ai immédiatement ramassé puis frotté à l\\\'eau claire tout ce que je pouvais, mais il reste de grandes et larges traînées bleues. Que me conseillez-vous donc pour les éliminer ? merci de m\\\'avoir lue, et de répondre à ma question. Cordialement, Chantal
cv
Le 20/08/2009
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