LE SAVOIR-VIVRE AU TELEPHONE
Appelez quelqu’un au téléphone c’est souvent le déranger, le surprendre ou l’interrompre. Donc, n’insistez pas si on ne vous répond pas. Ne laissez jamais sonner le téléphone plus de huit fois. Et ne rappelez pas aussitôt après avoir raccroché.
A moins de connaître l’emploi du temps précis de vos interlocuteurs n’appelez jamais quelqu’un pendant les repas ni le matin avant 9 heures ni le soir après 21 heures 30. Cette règle ne s’applique pas évidemment si vous devez téléphoner en urgence ou s’il s’agit de proches.
Vous appelez ?
Au téléphone, demandez immédiatement : «Est-ce que je suis chez…»? Si la réponse est négative, excusez-vous de votre erreur et saluez gentiment votre interlocuteur.
Si la réponse est positive, dites bonjour et aussitôt présentez-vous en déclinant d’abord votre prénom et ensuite votre nom de famille et enfin demandez la personne à qui vous souhaitez parler.
La personne que vous voulez joindre par téléphone est au bout du fil ? Assurez-vous en quelques mots que vous ne la dérangez pas et que le moment est opportun pour lui parler.
La personne que vous désirez joindre par téléphone n’est pas là ou est dans l’impossibilité de vous parler ? Demandez si vous pouvez laisser un message.
Au téléphone, ne parlez pas trop lentement ! Votre interlocuteur à l’autre bout de la ligne n’a pas toute la journée à vous consacrer, mais ne parlez pas trop vite non plus, il serait obligé de vous faire répéter.
La concision est de rigueur au téléphone, sauf avec un proche où tout est permis. Vos propos doivent être clairs, cohérents et courtois. Dès les premières secondes d’une conversation on peut séduire ou agacer. Tant qu’à faire jouez le charme ! Modulez votre voix ! Les spécialistes de la vente au téléphone recommandent à leurs opérateurs de sourire en parlant. C’est une bonne idée. Quelqu’un qui sourit aura un ton de voix plus agréable.
Qui raccroche en premier ?
Celui qui appelle en premier doit raccrocher son téléphone en premier : ce n’est pas essentiel, mais c’est l’usage.
Laissez un message sur une boite vocale
Ne soyez pas affolé si vous vous trouvez aux prises avec un répondeur ou la boîte vocale d’un téléphone. Identifiez-vous, laissez un message, un court, pas un interminable qui risquerait d’utiliser toute la bande et d’être coupé, puis répéter à deux reprises votre numéro de téléphone avant de raccrocher.
Le haut-parleur
Utilisez la fonction haut-parleur de votre téléphone qu’avec l’autorisation de votre correspondant, et en lui annonçant bien quelles sont les personnes qui vont l’écouter.
Recevoir un appel
Ne laissez pas sonner plus de 3 fois votre téléphone avant de décrocher. Si l’appel ne vous est pas adressé, dites bonjour, puis «un instant s’il vous plaît», et appelez la personne demandée. Si elle est occupée, proposez de prendre le message.
Si l’appel vous est adressé, prenez le temps d’écouter ce qu’on à vous dire ou excusez-vous le plus poliment, en expliquant en deux mots, pourquoi vous n’avez pas le temps à lui consacrer. Prenez alors son numéro de téléphone et demandez-lui quand vous pourrez le rappeler. Même si vous n’avez pas l’intention de le faire, soyez aimable !
Les erreurs à ne pas commettre
Ne manquez pas de courtoisie !
- Quand le téléphone sonne ne hurlez pas « c’est qui ? » ou encore « vous voulez quoi ? »
- Rappelez le plus rapidement possible la personne qui vous a laissé un message
- Vous recevez chez vous ? Faites fonctionner votre messagerie et occupez-vous de vos invités.
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