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Comment envoyer et répondre à un e-mail

Claudine de Tout Pratique
De Claudine Wayser
Introduction

Comment écrire et répondre par e-mail ? Internet et e-mail n'évitent pas un minimum de formes et d'éducation. Vous voulez que l'on vous lise avec attention et que l'on prenne en considération votre mail : respectez un minimum de bonnes manières.

Comment écrire et répondre par e-mail ? Internet et e-mail n'évitent pas un minimum de formes et d'éducation. Vous voulez que l'on vous lise avec attention et que l'on prenne en considération votre mail : respectez un minimum de bonnes manières....

Envoyer un e-mail

comment écrire et répondre à un e-mail

Choisir une adresse e-mail

N’importe quelle adresse e-mail amusante ou en rapport avec votre physique peut être utilisée, mais pas avec n’importe qui !

Mais s’il s’agit d’un courrier professionnel, oubliez !  Réservez  à vos intimes : « belled1jour@orange.fr , croco-deal@tele2.fr ou   « tonobjet2désir@noos.fr »  

L’objet de l'e-mail

Facilitez le travail de votre destinataire en indiquant l’objet du courrier. Après y avoir répondu, rapidement il pourra classer dans un dossier approprié ce message.

A place de l’objet, évitez d’indiquer votre nom à la place de l'objet de l'e-mail.

Il apparaît suffisamment dans l’adresse et dans le texte.

Le texte de l'e-mail

La politesse la plus élémentaire commande de débuter votre mail en écrivant « Bonjour », même si vous ne connaissez pas la personne à qui vous vous adressez.

Surtout, si dans votre e-mail vous demandez  que l'on vous réponde, n'oubliez pas non plus de remercier par avance votre destinataire. 

Le choix de la police

Choisissez une police classique, facile à lire.

Evitez d’écrire en majuscule, en rouge, en gras ou en souligné !

Dans le langage du Net, la personne à qui vous vous adressez pourrait imaginer que vous chercher à hurler sur elle ou à l’injurier.

Si vous recevez un e-mail au texte mal orthographié, évitez dans votre réponse d'en faire la remarque. Sur Internet,  les réflexions concernant l'orthographe sont mal venues, et l'indulgence est de rigeur en ce qui  concerne les e-mails.

Tout de même,faites un effort en écrivant vos e-mail, relisez-vous afin d’éviter un trop grand nombre de fautes.

Attention

Un e-mail n’est pas un texto ! 

Donc oubliez les abréviations et le langage phonétique

Bjr c'est quand même un peu rapide !

Ecrire "bonjour" :  cela ne va pas vous prendre tellement plus de temps !

Un e-mail n’est pas une lettre

Le courrier sur Internet n'est pas sûr. Vous ne serez peut-être pas le seul  à le lire. Donc, n’envoyez ou ne stockez  aucune information qui soit confidentielle, et surveillez ce que vous dites dans vos e-mails à propos d’autres personnes. La Loi s'applique aussi sur Internet.



Répondre à un e-mail

Consultez régulièrement votre boîte de messagerie et répondez au plus vite à vos e-mail.

Créez des dossiers, classez régulièrement tous vos messages importants dans ces dossiers au nom de l’expéditeur ou de la Société qu’il représente.

Régulièrement, supprimez ceux qui sont inutiles.

Si la mise en page de votre mail, surtout en ce qui concerne la coupure des lignes, est essentielle pour vous, envoyez-le-vous préalablement pour vérification car il risque de ne pas avoir la même présentation que lors de son écriture.

Ne tapez pas de retour-chariot manuellement quand le curseur arrive en fin de ligne.

Peu d'e-mails se perdent sur Internet, mais si votre mail est important, il est recommandé d’utiliser la fonction d'accusé de réception tout en sachant que son bon fonctionnement dépend de votre logiciel.

Certains logiciels n'honorent pas les demandes d'accusés de réception.

Avant d'envoyer votre e-mail vérifiez que vous vous adressez bien à la personne concernée et que l'e-mail auquel vous allez répondre, vous est bien destiné.

 

Retourner un e-mail

Il est permis, même recommandé, d’utiliser le mail d’un correspondant pour répondre, point par point, à une question posée.

Mais rien n’est plus grossier que d’écrire sur un ancien mail d’un correspondant, ne portant pas sur le même sujet, dans le but de s’éviter la recherche de son adresse.

Mettez à jour votre carnet d’adresse attaché à votre messagerie.

Ou effacez son texte : c’est la moindre des politesses. Personne n’aime à avoir à se relire !

 

L'e-mail et les pièces attachées

Joindre un dossier

Tout type de fichier peut-être envoyé par courrier électronique : photos, vidéos ou documents.

Le problème se pose quand le poids de ces fichiers excède 5 Mo.

Certains systèmes anti-spam bloquent les messages qui dépassent un certain poids, aussi la taille des boîtes aux lettres de votre destinataire peut être limitée (certaines à 2 Mo).

La solution est alors d’envoyer le document fractionné en 2 ou 3 ou de le compresser.

 

Joindre des photos à l'e-mail

Les photos sont longues à télécharger. Si vous en envoyez, redimensionnez-les (500 pixels de large suffisent) ou compressez-les.

Des erreurs à ne pas commettre

Tout le monde n’a pas le même sens de l’humour que vous !

Tout le monde n’apprécie pas de voir s’étaler des femmes ou des hommes nus sur son écran !

Donc ne saturez pas la boite de messagerie de tout votre carnet d’adresse de multiples vidéos, plaisanteries ou photos !

Sélectionnez vos envois et réservez-les à vos proches.

Refusez de faire suivre les e-mails qui prédisent tout le malheur du monde à la personne qui romprait la chaîne.

Ne livrez pas les adresses e-mail de vos amis et connaissances à n’importe qui !

Protégez l'anonymat des personnes à qui vous écrivez en nombre en inscrivant leurs adresses dans l’option Cci, ainsi chaque destinataire ne pourra pas accéder aux adresses des autres.

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